電子帳簿保存法とは、帳簿などの書類をデータで保存するルールを定めた法律のことです。
改正によって義務化された電子取引データの保存に関しては、2年間の猶予期間が設けられていましたが、2023年12月末に猶予期間が終了し、2024年1月1日からは電子取引データの保存が完全義務化されています。
電子帳簿保存法や、フリーランス・個人事業主に必要な行動について解説していきます。
ぜひ参考にしてください！
電子帳簿保存法改正内容について
電子帳簿保存法とは・・・国税関係の帳簿や書類を電子的に保存する際の要件などについて定めた法律。
電子帳簿保存法によって、請求書・領収書・帳簿などの書類保存にかかる負担がかなり軽減されます。
しかし、電子データ保存が認められるためには、一定の要件を満たす必要があります！
ほとんどのフリーランス・個人事業主は、この電帳法に沿って対応する必要があります。
電子帳簿保存法は2021年度に改正が行われ、2022年1月1日より施行されており、改正で大きく変わったのは、「電子取引データ保存」の義務化です。
電子取引データ保存では・・・電子的に受け取った取引情報をデータで保存します。
2024年 電子帳簿保存法改正のポイント
電子帳簿保存法の改正について、特に大きなポイントとなる6点を解説していきます
①事前承認制度の廃止
改正前は、電子帳簿等保存とスキャナ保存をするために、事前に管轄の税務署長に届出を行う必要がありました。
しかし、改正によって事前承認制度が廃止されました。
届出なしに、好きなタイミングで電子帳簿等保存やスキャナ保存を開始できます。
②電子取引における電子データ保存の義務化
電子取引を行った際の書類の保存に関して、紙での保存が認められていましたが、現在は電子データで保存することが義務付けられています。
下記書類は、すべて電子データでの保存が必須です。
＜電子データの保存が必要な書類＞
- 電子メールに添付されたPDFの請求書
- ECサイトで通販→マイページからダウンロードした領収書
- 請求書発行システムを経由してやりとりした請求書や発注書
- 自社が電子メールに添付して送信したPDFの請求書 など
③罰則規定の強化
電子取引の電子データ保存や書類のスキャナ保存について、隠蔽や偽装があった場合の罰則が強化されました。
該当の行為によって生じた申告漏れ等の税額について、重加算税が10％加重されます。
④検索要件等の緩和
電子取引を行う際は、電子的に保存したデータを一定の条件にて検索できるようにする必要がありましたが、改正によって満たすべき要件が緩和されています。
それぞれの区分における要件は下記の通りです。
【電子帳簿等保存】
- 検索要件を満たさなくても認められるように。
- 検索要件を満たす場合は「優良な電子帳簿」として、65万円の青色申告特別控除の適用や過少申告加算税の5％軽減といったメリットを得られる。
- 上記以外の条件の大幅緩和。
【スキャナ保存と電子取引】
緩和によって、満たすべき内容が限定的になりました。
＜検索機能要件＞
- 取引等の「日付・金額・取引先」で検索ができる
- 「日付・金額」について範囲を指定して検索ができる
- 日付・金額・取引先」を組み合わせて検索ができる
ただし、税務職員の質問検査権にもとづくダウンロードの求めに応じられる場合は、（2）と（3）の要件は不要。電子取引については、1月1日から12月31日までの売上高が5,000万円以下の事業者は、すべての検索要件を満たす必要なし。
⑤スキャナ保存のタイムスタンプ要件緩和
取引先から紙で受け取った領収書や請求書をスキャン保存する場合、以前は概ね3営業日以内に受領者等が自署した上でスキャンし、タイムスタンプを付与する必要がありました。
改正後は、期限が最長2ヵ月と7営業日以内に延長されています。
⑥スキャナ保存の確認要件廃止
法改正により、国税関係の帳簿や書類などをスキャンして読み取った際の【解像度・階調・大きさに関するスキャナ保存要件】と【入力者等に関する情報についての確認要件】が廃止されました。
国税関係書類に該当する帳簿の記録事項との関連性を確認する要件の対象は、契約書・領収書などの重要書類に限定されました。
電子帳簿保存法方 3つの区分
電子帳簿保存法には3種類の保存区分があります。
それぞれの区分について、簡単に説明していきます。
電子帳簿等保存
電子帳簿等保存とは・・・電子的に作成した帳簿や書類をデータのまま保存する方法のこと。
例えば・・・会計ソフトを使用しているフリーランスであれば、会計ソフト上で作成した帳簿や決算関係の書類を、そのまま電子的なデータとして保存できます。
スキャナ保存
スキャナ保存とは・・・紙で受け取ったもの、紙で作成したものを画像データで保存する方法のこと。
例えば・・・取引先から紙の請求書や領収書を受け取った場合、スキャンして保存できます。
電子取引データ保存
電子取引データ保存とは・・・電子的に受け取った取引情報をそのまま電子データで保存する方法のこと。
メールなど電子媒体を通して受け取った書類を、そのまま電子データとして保存する必要があります。
電子帳簿保存法の改正でフリーランス・個人事業主が実施すべきこと
それでは、実際にフリーランスや個人事業主は、電子帳簿保存法の改正を前に、どう行動すれば良いのでしょうか。
すべきことについて解説していきます！
①電子取引を洗い出してみる
まず、事業における電子取引を洗い出してみましょう。
電子取引の対象は下記のようなものです。
- 電子メール
- ホームページ
- ペーパーレスのFAX
- クラウドサービス
- EDIシステム（クラウド上で電子データ交換を行うサービス）
- クレジットカード
- 交通系ICカード
- DVDやUSBなどの記録媒体 など
請求書や領収書などをメールに添付して電子形式でやり取りしている場合、電子データ保存の対象です。
交通系ICカードを使用していて、アプリ上の履歴をもとに経費精算する場合も電子取引に該当します。
②最適な保存方法を検討する
次に、最適な保存方法について、検討しましょう。
電子データはただ保存すればいいわけではなく、真実性と可視性の担保が必須です。
何が最適かは、事業規模や取引量・会社の資金力によって異なりますが、フリーランスや個人事業主の場合は、おそらくコスト面が最重要ポイントになるでしょう。
電子取引に対応していてるシステムを導入することがオススメです。
③必要なシステムを導入する
法律に沿って事業を営み、ペナルティを回避するためにも、可能な限り早く必要なシステムを導入することをオススメします。
フリーランスや個人事業主にオススメの電子帳簿保存法に対応しているクラウド会計・会計ソフトは下記の通りです。
最後に
電子帳簿保存法と改正内容、フリーランスや個人事業主がするべき行動について解説してきました。
フリーランスや個人事業主は、法改正には随時対応していかなければいけないので、改正内容をしっかりとチェックして準備を進めましょう。
ぜひ参考にしてください！
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