昨今の在宅ワークの増加に伴って、メールやチャットでのテキストコミュニケーションが増加しています。
とくに在宅フリーランスはメールやチャットの文章でのやり取りが多いため、テキストコミュニケーションが重要視されます。
文章でのやり取りは、記録に残せるなどのメリットがあります。
しかし、文章のみでは正確に意図を伝えられなかったり、冷たい印象になりがちであったりと、苦手意識を持っている人が多いのではないでしょうか？
そこで今回の記事では、「テキストコミュニケーションのコツ8選」をご紹介します。
在宅ワークするうえでテキストコミュニケーションに苦手意識がある人は、ぜひ参考にしてみてください。
テキストコミュニケーションのメリット
テキストコミュニケーションのメリットは主に下記があげられます。
- 記録が残る
- お互いの都合を気にせずに連絡できる
- 一斉送信できる
次からそれぞれについてご説明します。
記録が残る
メールやチャットの場合、やり取りが記録に残るため、認識のズレを防げます。
対面や電話での場合は、会話した内容が記録に残らず、言った・言わないのトラブルが生じる場合があります。
一方で、テキストコミュニケーションでは、いつ・誰が・何を発信したかが記録に残るため、情報共有しやすいのが大きなメリットです。
お互いの都合を気にせずに連絡できる
メールやチャットは、お互いに時間や場所に縛られず連絡できます。
対面や電話の場合は、時間や場所を合わせるため制約があるだけでなく、セッティングなどの準備も必要です。
一方で、テキストコミュニケーションでは、お互いに都合のよいときに確認や返信が可能です。
一斉送信できる
メールやチャットの場合、一斉送信が可能なため、複数人に情報共有したい場合に最適です。
対面や電話では、一人ひとりに対して伝える必要な場合もあります。
一方で、テキストコミュニケーションでは、一斉に同じ内容を共有できることがメリットです。
テキストコミュニケーションのデメリット
テキストコミュニケーションはさまざまなメリットがある一方で、デメリットもあります。
- 気持ちをくみ取りづらい
- 緊急の場合には不向き
- 曖昧なやり取りはコストがかかってしまう
次からはそれぞれについてご説明します。
気持ちをくみ取りづらい
文章のみでは、表情や仕草がわからないため、相手の気持ちをくみ取りづらいというデメリットがあります。
対面のように同じ空間にいる場合は言葉以外の情報でも伝えられますが、文章のみの場合は具体的に伝えなければなりません。
文章の書き方次第では誤解や不満が発生する可能性もあるため、相手への配慮を忘れずにコミュニケーションすることが重要です。
緊急の場合には不向き
メールやチャットは、すぐに確認できない場合もあるため、緊急の用件を伝えるには不向きです。
そのため、緊急時にはビデオ電話や電話などで直接対話することが望ましいでしょう。
曖昧なやり取りはコストがかかってしまう
文章内での表現や指示が曖昧だと、意図を明確にするためにさらにやり取りが発生するため、かえってコストがかかってしまいます。
客観的に見てわかりやすい文章を心がけましょう。
テキストコミュニケーションのコツ8選
テキストコミュニケーションは、メリット・デメリットを理解し、相手目線でやり取りすることが重要です。
相手がひと目で理解できるような、伝わりやすい文章を心がけましょう。
次からはテキストコミュニケーションのコツを具体的にご紹介します。
①結論から伝える
相手に意図した内容を理解してもらうために、結論から伝えましょう。
過程や理由から記載して文章がまとまっていないと、一番伝えたい結論が埋もれてしまいます。
一方で、結論が最初にまとまっていると、何を伝えたいかがはっきりするため、全体の内容を把握しやすくなります。
緊急性の高さや納期などをあわせて伝えると、相手がすぐに対応すべきかの判断もつきやすくなるためおすすめです。
②簡潔な文章を心がける
一文を短く、簡潔な内容でまとめるように心がけましょう。
余計な文言が入っていたり、一文の中にいくつも内容が含まれていると、正確に意図を伝えられない場合があります。
もし一文が長く読みづらくなった場合は、二文に分けてみましょう。
複数の項目がある場合は、箇条書きでまとめるなどして要点をわかりやすくしましょう。
③視覚的にわかりやすくまとめる
いくつか伝えたい内容がある場合は、視覚的にわかりやすくまとめてみましょう。
視覚的に要点がわかりやすくなることで、相手に伝わりやすくなります。
例えば・・・
- 内容ごとに番号をつける
- 箇条書きする
- 文章をいくつかのブロックにわける
- 飾り線をひく
文章のみだと伝えにくい場合は、キャプチャや図解を添付するとよいでしょう。
④質問するときは返信しやすい内容にする
相手がYESかNOで返信できるような内容を心がけましょう。
何も調べずそのまま質問してしまうと、コミュニケーションにコストがかかると思われてしまう可能性があります。
わからないことがあれば、まずは自分で調べて意見をまとめたうえで、
「〇〇に関して、××で進めようと思っています。このまま進めてよろしいでしょうか？」
のように連絡するとよいでしょう。
⑤感謝の気持ちを積極的に伝える
些細なことでも感謝の気持ちを積極的に伝えるようにしましょう。
テキストコミュニケーションは表情や雰囲気が伝わらないため、冷たくなりがちです。
普段のコミュニケーションでも、何気ないやり取りで感謝の気持ちを伝えている人も多いかと思います。
メールやチャットになると忘れがちになる人も多いですが、淡々と冷たい印象にならないよう、感謝の気持ちを伝えるように心がけましょう。
お礼の内容を具体的に伝えると、より相手に伝わりやすいでしょう。
⑥ネガティブな内容は相手に配慮する
返信の催促や相手への指摘など、ネガティブな内容の場合は、相手に配慮した内容にしましょう。
- 「わたしのミスで送信できていなかったかもしれません。再送しますので、ご確認お願いいたします。」
- 「わたしの確認不足かもしれませんが、こちらの内容は相違ないでしょうか？」
など、自分にも否がある可能性に触れながら伝えることで、相手を責めるような文章になることを防げます。
⑦必要に応じてビデオ通話や電話を使う
文章では認識のズレが発生しそうな場合や、緊急性が高い場合は、必要に応じてビデオ通話や電話を使用しましょう。
とくに、トラブルなどの場合はすぐに対策を立てる場合があるため、直接話したほうがスムーズです。
テキストコミュニケーションだけではなく、場面によって柔軟に使い分けをしましょう。
⑧返信漏れがないように工夫する
すぐに返信できない場合には、返信漏れがないように工夫しましょう。
例えば・・・
- 未読に戻す
- ブックマークに追加する
- リマインドする
- ふせん機能を使う
返信漏れが発生すると、相手にも迷惑がかかってしまうため、自分でルールを決めて管理しましょう。
まとめ
在宅フリーランスはチャットでのやり取りが多いため、相手目線のテキストコミュニケーションが重要です。
文章だけでは冷たい印象を受けたり、伝わりづらい場合もあるので、状況に応じた対応が必要です。
この記事を参考に、メリット・デメリットを理解したうえで、わかりやすく伝わりやすいテキストコミュニケーションを心がけましょう。
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